Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§
Laadittu 18.8.2018

1. Rekisterinpitäjä
Virrin sukuseura ry

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sukukokouksen valitsema puheenjohtaja
sähköposti: j.lehti (a) saunalahti.fi

3. Rekisterin nimi
Virrin sukuseura ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenyyden hoitaminen/ Henkilötietolaki 8§

  • Tiedottaminen jäsenille ja jäsenlehden postitus
  • Jäsenrekisterin ylläpitäminen
  • Jäsenmaksulaskutus ja jäsenmaksujen seuranta

5. Jäsenrekisterin tietosisältö
Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton tai adoption kautta on siihen liittynyt. Sukuseuran jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta sukuseuran kokouksessa.

Jäsenen

  • nimi
  • yhteystiedot (puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite)
  • syntymäaika
  • sukuhaara
  • viestintään liittyvät toivomukset (sähköposti/paperiposti)

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenen itse ilmoittamat henkilötiedot. Jäsenten tulee oma-aloitteisesti tehdä muutokset käyttämällä sukuseuran kotisivujen lomakkeita tai sähköpostitse.

Jäsenen läheisiltä sekä vainajien omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot. 

Kirjanpidosta saadut tiedot jäsen- ja muiden yhdistyksen maksujen suorituksista.

Virrin suvusta on painettu sukukirja vuonna 2005 (Domus Offset, Tampere). Sukutietoja säilytetään jäsentiedoista erillisenä arkistona, jonka ylläpitoon hallitus nimeää vastuuhenkilön. 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. Sukuseuran jäsenrekisteriä ylläpitää sukuseuran hallituksen jäsen tai toimihenkilö kulloinkin toimivan hallituksen päätöksen mukaisesti.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Suojaus ulkopuolisilta: Jäsenrekisteri on Yhdistysavain-jäsenrekisteri. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina. Yhteyshenkilö huolehtii käyttämänsä tietokoneen tietoturvan ylläpitämisestä.

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat vain Virrin sukuseura ry:n käytössä. Rekisteriin ei kirjata henkilötunnuksia. Käyttöoikeuden jäsenrekisteriin myöntää yhdistyksen hallitus jäsenasioiden hoitamiseksi. Rekisterin käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois käyttöoikeuksia vaativasta tehtävästä.

Käyttöoikeudet organisaation sisällä: Jäsenrekisterin pääkäyttäjä on hallituksen nimeämä yhteys- tai muu henkilö. Pääkäyttäjällä on oikeus muuttaa tietoja jäsenen ilmoittaessa muutoksista. Taloudenhoitaja vie pankkitilille kertyneet jäsenmaksut rekisteriin ja voi tehdä maksujen kertymisestä yhteenvetoja.

10. Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkastaa jäsenrekisterissä olevat omat tietonsa. Pyyntö tietojen tarkastamisesta on tehtävä Ota yhteyttä -lomakkeella (sivulla virrit.yhdistysavain.fi/yhteystiedot) rekisterin ylläpitäjältä. Tietojaan tarkistavan on selvitettävä henkilöllisyytensä kertomalla nimensä, osoitteensa ja syntymävuotensa.

Tietoja voidaan oikaista, poistaa tai täydentää jäsenen vaatimuksesta sekä rekisterinpitäjän toimesta.

11. Kielto-oikeus ja tietojen poisto
Jäsenrekisteriin merkityllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää lähettämästä itselleen jäsenyyden hoitoon liittyviä tiedotteita.

Jäsensuhteen päättyessä jäsenen kaikki tiedot poistetaan lopullisesti rekisteristä. Nämä poistot tehdään jäsenrekisterin päivityksen yhteydessä.